JPK w SAP




Kompleksowe rozwiązanie JPK dla systemu SAP


Wdrożenie JPK w SAP - metodyka

W celu uzyskania najlepszych, powtarzalnych rezultatów wdrożeniowych, w oparciu o metodykę ASAP, opracowaliśmy dostosowaną do zagadnienia metodykę wdrożenia JPK. Metodyka ta obejmuje szereg kroków wykonywanych w dwóch płaszczyznach - technologii SAP oraz doradztwa podatkowego.

Etapy wdrożenia:
• analiza istniejących systemów i danych w nich zawartych
• identyfikacja procesów ewidencji danych wymagających zmian
• przygotowanie i wdrożenie ewentualnych zmian do funkcjonalności do systemów księgowych i logistycznych
• wdrożenie narzędzi generujących wymagane informacje w formacie XML
• weryfikacja technicznej poprawności generowanych plików
• analiza merytorycznej poprawności danych przygotowanych na potrzeby kontroli - symulowana e-kontrola
Metodyka to swoisty przewodnik oraz zbiór dobrych praktyk i wzorców projektowych.

Kiedy należy zacząć wdrożenie?

Firmy objęte obowiązkiem raportowym powinny jak najszybciej rozpocząć prace związane z dostosowaniem systemów informatycznych do nowych przepisów prawa - tym bardziej, że wymagane dane w wielu przypadkach wykraczają poza informacje ewidencjonowane w systemach księgowych czy ERP. Warto również ocenić ryzyka związane z udostępnianiem organom podatkowym tak szczegółowych i przekrojowych danych na temat prowadzonej działalności.

W zależności od stopnia skomplikowania procesów, struktury organizacyjnej firmy, stopnia wykorzystania standardu systemu SAP i dostępności niezbędnych danych dla JPK, wdrożenie rozwiązania powinno się zmieścić w przedziale od kilku do kilkunastu tygodni. Kluczowe jest szybkie rozpoczęcie procesu przygotowania do wdrożenia i fazy analizy – wynik tej fazy będzie kluczowy dla oceny koniecznych do wprowadzenia zmian w systemach IT (zwłaszcza w przypadku zbierania części danych spoza systemu SAP) i w samej organizacji.

Skomplikowana będzie sytuacja firm, w których zapewnienie wymaganego poziomu ewidencji danych będzie wymagało wprowadzenia zmian konfiguracyjnych w systemie ERP.
Jeśli przedsiębiorstwo wykorzystuje w pełni standardowe modele procesów w SAP oraz prawidłowo ewidencjonuje niezbędne dane – sama implementacja Kreatora JPK nie powinna być wyzwaniem. Bardziej skomplikowana będzie sytuacja firm, w których zapewnienie wymaganego poziomu ewidencji danych będzie wymagało wprowadzenia zmian konfiguracyjnych w systemie ERP (np. udostępnienie dodatkowych pól, przygotowanie nowych walidacji kontrolujących poprawność danych). Wówczas projekt musi uwzględnić również zaprojektowanie i wdrożenie tych zmian. Może to się okazać czasochłonne szczególnie dla firm korzystających z centralnych instalacji systemu SAP zlokalizowanych za granicą, w których dokonywanie zmian konfiguracyjnych jest regulowane ścisłymi procedurami. Z tego względu, mając na uwadze zbliżający się termin 1 lipca – warto rozpocząć pracę już teraz.

Wyzwania związane z wdrożeniem Jednolitego Pliku Kontrolnego w SAP

Zanim przystąpi się do wdrażania rozwiązań JPK należy upewnić się, czy system SAP zawiera i rejestruje w sposób poprawny wszystkie wymagane dane. Zakres danych raportowanych w ramach JPK odzwierciedla sposób i jakość rejestracji operacji biznesowych w systemie SAP.
Należy zwrócić szczególną uwagę na obszary, w których Państwa system SAP może nie zawierać danych wymaganych w strukturach JPK. Obszary te ujawnia analiza przedwdrożeniowa – jednak już dzisiaj warto sobie odpowiedzieć na poniższe pytania.
Generowane struktury JPK powinny stanowić odzwierciedlenie zawartości zapisów systemowych – w pierwszej kolejności należy zadbać o poprawność danych źródłowych w systemie ERP aby mogły być one poprawnie eksportowane do plików JPK.

JST

Przykładowa lista kontrolna:

Czy Twój system SAP rejestruje poprawnie daty operacji gospodarczych ze względu na obowiązek CIT i VAT?
Prawidłowe daty operacji pozwalają spełnić obowiązek raportowy w zakresie identyfikacji daty wpływu dokumentu, daty księgowania, wprowadzenie daty specyficznej dla obowiązku VAT lub CIT. Kreator JPK jest w stanie pobierać te daty z dowolnych pól w systemie SAP o ile są one w procesie biznesowym rejestrowane. Klientom przechowującym datę VAT w polu tekst nagłówka dokumentu silnie zalecamy przejście na rozwiązania przechowujące tą datę w przeznaczonym do tego polu gdyż poprawi to znacząco jakość danych i wyeliminuje źródło potencjalnych błędów formatu danych.
Czy w systemie SAP jest pełen zakres danych niezbędnych do sporządzenia deklaracji VAT?
W szczególnych przypadkach deklaracje VAT sporządzane są poza systemem SAP – wynika to z konieczności ujęcia dodatkowych operacji czy wyłączeń (np. w wyniku tzw. „ulgi na złe długi”). Założeniem raportowania w strukturach JPK jest uzgodnienie raportowanych danych do deklaracji VAT. Jeśli w systemie SAP brakuje tych danych poprawna implementacja Kreatora JPK nie będzie możliwa – wymagane jest wcześniejsze dostosowanie systemu SAP lub uwzględnienie dodatkowych pozycji poprzez import z plików CSV.
Czy całość operacji realizowana jest w systemie SAP?
W specyficznych rozwiązaniach (np. przy zastosowaniu systemów bilingowych) część operacji wykonywana jest poza systemem SAP. W takim przypadku uwzględnić należy te dane jako import plików CSV z dodatkowego źródła danych w formacie zgodnym z formatem JPK (funkcja w standardzie Kreatora JPK) lub rozszerzyć moduł zbierania danych o dodatkowe, automatyczne źródło danych (interfejs do systemu zewnętrznego – rozszerzenie realizowane na zamówienie, usługa dodatkowo płatna)


Nie znalazłeś odpowiedzi na nurtujące Cię pytanie?
Skontaktuj się z nami!


KONTAKT ZAPYTAJ O OFERTĘ